Comment devenir secrétaire administratif ? Les 5 étapes clefs
Chaque année, l’État français recrute des centaines de secrétaires administratifs au sein des organes de nombreux ministères. Il s’agit d’une profession en plein dynamique, avec de fortes opportunités d’emploi. Cependant, l’accès au métier de secrétaire administratif repose sur plusieurs critères variés. Concours de recrutement, conditions d’accès au service public, compétences et connaissances à acquérir… Découvrez comment devenir secrétaire administratif en 5 étapes !
Rappel : qu’est-ce qu’un secrétaire administratif ?
Le secrétaire administratif est un fonctionnaire de catégorie B. Autrement dit, c’est un employé de la fonction publique d’État, territoriale ou hospitalière. Il est à cheval entre le cadre (catégorie A) et le personnel technique (catégorie C).
Son statut se distingue donc de celui du secrétaire exerçant dans le secteur privé, par exemple pour une start-up ou un grand groupe. En tant que fonctionnaire, le secrétaire administratif bénéficie notamment d’une garantie d’emploi et d’une rémunération basée sur une grille indiciaire.
Le Secrétaire Administratif de l’Éducation Nationale et de l’Enseignement Supérieur (SAENES) est un secrétaire administratif spécialisé dans le système éducatif. Concrètement, il travaille pour un établissement scolaire (collèges, lycées, universités, etc.), voire pour une structure rattachée au ministère, comme les rectorats.
Qu’il s’agisse d’un SAENES ou d’un secrétaire administratif, les missions sont assez similaires, principalement :
- La gestion des relations internes (communication d’informations entre collaborateurs, organisation de réunions, etc.)
- Le contact avec le public (prise de rendez-vous, accueil physique, appels téléphoniques, contact par email, etc.)
- La rédaction de documents techniques (circulaires, courriers, comptes rendus, etc.)
Avec l’expérience, un secrétaire administratif peut même se voir confier des responsabilités, en étant assistant de direction ou spécialisé dans l’animation d’équipe.
Étape 1 : respecter les conditions d’accès à la fonction publique
Avant de vous lancer corps et âme dans votre future carrière, assurez-vous que votre profil corresponde aux critères requis pour exercer dans la fonction publique. En effet, des prérequis stricts sont mis en place pour garantir que le personnel soit conforme aux missions de l’État.
Pour accéder à la fonction publique, vous devez donc remplir les conditions suivantes :
- Être de nationalité française ou ressortissant européen (Andorre, Suisse et Monaco compris)
- Jouir de vos droits civiques, notamment le droit de vote
- Ne pas avoir fait l’objet d’une condamnation incompatible avec le poste visé
- Participer à la Journée Défense et Citoyenneté (JDC)
- Être physiquement apte aux fonctions exercées
Étape 2 : être éligible à un des concours de secrétaire administratif
Pour devenir secrétaire administratif, vous devez passer (et réussir) un concours de recrutement. Cette étape est obligatoire, quelle que soit votre situation personnelle.
En revanche, trois types de concours existent :
- Le concours externe
- Le concours interne
- Le troisième concours
Chacun d’entre eux est réservé à une catégorie spécifique d’individus. Cela permet d’adapter les épreuves du concours, en tenant compte de l’expérience professionnelle et des acquis.
La condition d’accès au concours externe est assez simple. Il suffit simplement de posséder un baccalauréat ou tout autre diplôme de niveau équivalent, à condition qu’il soit reconnu par l’État. Par exemple, une capacité en droit permet aussi de s’inscrire au concours externe.
Le concours interne est réservé aux fonctionnaires, militaires et agents publics (titulaires ou contractuels) justifiant d’au moins quatre ans de services publics effectifs. Attention, vous devez être en activité, en congé parental ou en détachement pour prouver votre statut.
Enfin, le troisième concours s’adresse aux actifs du secteur privé. Pour y accéder, vous devez soit disposer d’une expérience minimale de huit ans, en tant que salarié ou indépendant, soit occuper un poste de responsable dans une association (y compris en tant que bénévole).
Étape 3 : se renseigner sur les modalités du concours
Comme vu ci-dessus, il y a trois concours pour accéder au métier de secrétaire administratif. Chacune de ces voies dispose de ses propres modalités d’organisation, notamment en ce qui concerne les épreuves.
Pour le concours externe, il faut réussir deux écrits d’admissibilité et un oral d’admission pour être admis.
Les épreuves du concours externes prennent alors la forme suivante :
- Un cas pratique à partir d'un dossier de mise en situation (trois heures, coefficient trois)
- Une série de six à neuf questions à réponse courte, sur une option choisie par le candidat (trois heures, coefficient deux) :
- Gestion des ressources humaines dans les organisations
- Comptabilité et finance
- Problèmes économiques et sociaux
- Enjeux de la France contemporaine et de l'Union européenne
- Un oral en deux parties : une ou plusieurs questions sur le rôle des administrations ou sur une politique publique et un entretien de personnalité (50 minutes, coefficient quatre)
En revanche, le concours interne tient compte de l’expérience en tant qu’agent public. Le candidat est donc soumis à deux épreuves s’il passe le concours interne :
- Un cas pratique, similaire au cas pratique du concours externe
- Un oral d’admission, similaire à l’oral du concours externe
Le troisième concours est simplement constitué d’une épreuve unique : un oral d’admission. Comme pour le concours interne, le candidat doit alors constituer un dossier de Reconnaissances des Acquis de l’Expérience Professionnelle (RAEP), reprenant ses expériences professionnelles passées. Il sert de base au jury de sélection pour mener l’entretien d’admission.
Étape 4 : se préparer aux épreuves
Maintenant que vous connaissez toutes les modalités du concours (nature des épreuves, durée de l’examen, coefficient, etc.), il faut réviser pour être prêt le jour-J. Attention, ce travail ne doit pas être pris à la légère. Prévoyez plusieurs mois de révisions intensives, en évitant la surcharge de travail. Afin de trouver le bon équilibre, il faut être organisé.
Pour mener une préparation efficace, plusieurs solutions s’offrent à vous :
- Utiliser les annales des sessions précédentes, afin d’avoir une idée de ce qui vous attend (sujets, questions récurrentes, etc.)
- Réaliser des tests et concours blancs, en vous mettant en condition d’examen
- Répéter votre oral, notamment la présentation de votre profil (expériences, motivation, projet professionnel, etc.)
Il est également important de vous renseigner sur le programme sur lequel les épreuves du concours se basent. Cela permet d’orienter vos révisions vers des matières et des domaines spécifiques. Tout le programme des épreuves est repris dans l’arrêté du 25 juin 2009 : les épreuves ont donc une base légale.
Pour optimiser votre préparation, vous pouvez faire appel à un organisme de formation reconnu par l’État, comme Hupso. Notre préparation au concours est réalisée par une équipe pédagogique, composée de plusieurs professeurs, professionnels et jury au concours. En étant accompagné, vous vous assurez d’un cadre de travail adapté à votre profil.
Par exemple, chez Hupso, tous nos apprenants bénéficient d’un calendrier de révision personnalisé, permettant d’y voir plus clair sur les échéances avant leurs épreuves. Ils peuvent fixer des rendez-vous d’une heure par semaine avec un tuteur, afin de faire le point sur des notions ou poser des questions précises sur le concours.
Étape 5 : réussir son concours et attendre son affectation
Après avoir suivi votre préparation, vous voilà prêt à affronter les épreuves du concours de secrétaire administratif. Évitez le stress superflu et concentrez-vous sur l’examen en lui-même. Pensez à vos mois de révisions et les connaissances viendront naturellement alimenter votre copie !
Si vous réussissez les écrits (aucun doute là-dessus !), vous êtes admissible. Attention, cela ne signifie pas que vous avez réussi le concours. L’admissibilité vous donne accès à la seconde étape du concours : l’oral d’admission. Cet entretien permet de présenter vos compétences au jury de sélection.
À la suite de l’oral, trois solutions sont envisageables :
- Vous figurez sur liste principale : votre place est garantie
- Vous figurez sur liste complémentaire : votre place est conditionnée au désistement d’une personne sur liste complémentaire
- Votre candidature est refusée : il faudra retenter votre chance lors d’une prochaine session
Lorsque vous êtes admis au concours, vous êtes affecté à un service pendant une année complète en tant que stagiaire. L’objectif est de poursuivre votre formation, afin d’approfondir vos compétences techniques.
Au bout de cette année d’apprentissage, vous êtes titularisé et affecté à un établissement se situant sur la zone géographique dans laquelle vous avez passé le concours.
[Bonus] Étape 6 : cibler une évolution professionnelle
Le métier de secrétaire administratif comprend trois grades professionnels :
- La classe normale
- La classe supérieure
- La classe exceptionnelle
En réussissant le concours de recrutement, vous accédez à la classe normale (à l’exception des candidats au concours de classe supérieure, disposant d’un bac +2).
Ainsi, il est possible, voire recommandé, de gravir les échelons et d’évoluer de grade en grade. En relevant d’un grade plus important, votre rémunération augmente et vous obtenez de plus grandes responsabilités (gestion d’équipes, prise de décisions, etc.).
Plusieurs voies sont possibles pour une évolution professionnelle, notamment :
- L’examen professionnel
- L’inscription sur tableau d’avancement
Certains secrétaires administratifs décident également, après plusieurs années de service, de tenter un concours de la fonction publique de catégorie A. L’orientation se fait fréquemment vers le poste d’attaché territorial, dont le statut est celui d’un fonctionnaire de catégorie A.
Vous savez désormais comment faire pour devenir secrétaire administratif/SAENES, étape par étape. La réussite du concours de recrutement est la condition majeure pour occuper cet emploi. En revanche, d’autres critères doivent être pris en compte afin de devenir secrétaire administratif. Pour bénéficier d’une préparation complète et personnalisée, découvrez l’accompagnement de Hupso. Notre équipe pédagogique organise un suivi de A à Z, de la remise à niveau à la correction de vos concours blancs ! À vous de jouer !